Tento článok nie je o tom, ako sa dokopať k práci a zatočiť s prokrastináciou. Eisenhowerov princíp dávam (s radosťou) bokom a spôsoby, ako zatočiť s profesionálnym odkladačstvom, nechávam na vás. Namiesto toho sa spoločne pozrieme na to, ako z dlhodobého hľadiska plánovať projekty a dodržiavať deadliny každého z nich. 

Internety ukazujú, ako ľudia vo všeobecnosti dealujú s deadlinami.

Deadline sa nastavuje s nohami pevne na zemi

Deb Knobelman je konzultantka a neurologička, ktorá pomáha firmám s manažmentom. Vo svojom blogu spomína klientku, s ktorou riešila žiadosť o grant. Klientka, ktorá bola zároveň CEO ďalšej firmy a mala materské povinnosti, tlačila na nereálny termín, ktorý sa vo finále dodržať ani nepodarilo. Príčinou nebol chybný projekt ani neschopnosť klientky, iba príliš ideálny deadline, ktorý nebolo možné stihnúť. 

Najdôležitejšia vec pri nastavovaní deadlinu je, aby bol reálny. Myslite na to zakaždým, keď prijímate zadanie od nadriadeného alebo deň D riešite priamo s klientom. 

Ako projekťák nežijete v bubline. Exekutívu bude vždy robiť niekto iný a ten iný má ďalšie projekty, na ktorých pracuje. Ideálne je mať prehľad o vyťaženosti tímu.

Ak pracujete vo veľkej firme a nemôžete vedieť o všetkom, pri plánovaní si prezistite časové kapacity konkrétnych ľudí, aby si v budúcnosti vytvorili priestor – respektíve aby ste im ten priestor vytvorili a oni s tým rátali.

Pokiaľ deadline nastavujete s klientom, moja rada je, aby ste s ním od začiatku hovorili otvorene. Nesľubujte mu nič, čo nedokážete dodržať. Vyzdieľajte mu projektovú time-line, ktorú si spoločne schválite.

Ja si pri plánovaní napríklad vždy vytváram aj určitý priestor, takzvanú “buffer zone”, aby som som sa pre prípadné komplikácie nedostala do sklzu. 

Schválená time-line, ktorú sme nastavovali s klientom Authentic Wood.

Ako hovorí Deb, „prestaňte nastavovať agresívne deadliny, ktoré nikdy nedodržíte. Nespravia vás ani produktívnejšími, ani vám nijako nepomôžu. Projekt nedokončíte rýchlejšie, iba ho budete musieť posunúť na neskôr spolu s pocitmi sklamania zo seba aj z tímu.”

Prioritizujte

Niektoré veci horia viac ako iné. Dizajnér, copywriter ani developer netušia, kedy má ktorý projekt deadline. Vy áno. A opäť, ste to vy, komu volá klient s nejakým problémom alebo požiadavkou, ktorej urgentnosť poznáte. Dôležitý point – prioritizujete úlohy v projekte, nie projekt samotný alebo klienta. 

Ako zabezpečiť, aby človek v tíme dával úlohe rovnakú dôležitosť, akú jej dávate aj vy? 

Mám dobrú správu – nemusíte naňho kričať ani sa mu vyhrážať. Stačí si len vytvoriť systém. A keďže s kolegami sme vychillená partia, radi si to spríjemňujeme. 

S naším PPC-čkarom Marekom sme si vytvorili trošku atypický prioritizačný systém od 4 (chill) až po ASAP Vavi, čo sú tie najurgentnejšie tasky, keď Marek vie, že treba duchciť. 

ASAP Vavi.

Komunikujte

Moja obľúbená téma! Ak by som sa veľmi opustila, povedala by som, že komunikácia je kľúč k spokojnému životu. Pokiaľ nefunguje, ako má, veci haprujú. 

Zadávam projekt? Vytvorím zadanie a prejdem si ho s ľuďmi, ktorí na ňom pracujú. Niečo nie je jasné? Vysvetlím. Poslala som neúplné zadanie? Ospravedlním sa a doplním ho. 

Blíži sa deadline? Komunikujem so svojím tímom, pripomeniem sa, opýtam sa, či niekto nepotrebuje s niečím pomôcť.

Nestíha sa? Zavolám klientovi a vysvetlím, ako sa veci majú. Ideálne v predstihu. 

Tak ako projekťák komunikuje s tímom a klientom, malo by to fungovať aj opačne. 

S kolegom som prednedávnom riešila práve problém absentujúcej komunikácie. Meškal s interným deadlinom tasku, no nech som mu písala kdekoľvek, odpoveď som nedostala. Mala som dovolenku, nebola som v kancli a nevedela som, v akom stave je výstup. 

Na vyriešenie takejto situácie by stačilo napísať dve vety: „Nestíham, odovzdám to vtedy a vtedy. Je to okej?” Ale pokiaľ spolu ľudia nekomunikujú, deadliny sa predlžujú a projekty komplikujú, pretože dochádza k nedorozumeniam.

Práca na projekte je jednoducho tímová a v tíme je komunikácia kľúčová. Pamätajte na to, prosím. Vždy, keď odignorujete otázku projekťáka, umrie mačiatko. 

Spíšte si zadania

Ak máte projektov toľko, že si už mýlite dvoch klientov začínajúcich sa na písmeno A, každé zadanie si spíšte.

Aj vďaka Sučovi som objavila krásu prehľadných zadaní, ktoré sa dajú nájsť na jednom mieste. Vďaka tomu viem, aké aktivity každý projekt obsahuje, akí ľudia v ňom figurujú a čo za deadliny treba dodržiavať.

Marketinger Util.

U nás tento interný systém nazývame Util a prístup k nemu majú všetci členovia tímu. Tu je ukážka oku lahodiacej konverzácie:

„Koľko kreditov sa má minúť na Facebook pre klienta XZ?”

„Je to v Utile.”  *link sent already*

Nemeškajte – je to neúctivé

Na záver by som rada vytvorila malú paralelu medzi deadlinom a stretnutím. Na schôdzku môžete doraziť v predstihu, stihnúť to presne alebo meškať. Brent Beshore má k tomu krásnu vetu: „Prísť o päť minút skôr je načas, načas je už neskoro a neskoro je neprijateľné.“ 

Brent tvrdí, že meškanie nie je v poriadku, pretože je (okrem iného) neúctivé, bezohľadné voči druhému, nezodpovedné, nerentabilné a megalomanské: „Prísť včas je o rešpekte. Znamená to, že si druhú osobu ceníte a vážite. Úmyselné oneskorenie je o moci. Ukazuje druhej osobe alebo ľuďom, že ste “veľká ryba” a máte vo vzťahu navrch. Tiež to znamená, že ste idiot.”

Nepochopme sa zle. Človek je od prírody tvor omylný a je to v poriadku. Každý niekedy mešká a nepredvídateľné situácie nastávajú či chceme, alebo nie.

Pri projektovom deadline do procesu zároveň vstupujú viaceré premenné, ktoré nezávisia len od time-manažmentu jedného človeka. Napriek tomu by sme si to mali pamätať pri nastavovaní reálneho deadlinu, dodržiavaní timeline a pri komunikácii s tímom aj klientom. 

Odovzdávaním vecí načas a pravidelnou komunikáciou prejavujeme rešpekt a záujem, ktorý si ľudia zaslúžia.